Prepareコロナ、Afterコロナ、そしてWithコロナに向けて(2)

Goto.k

当社のリアルなリモートワーク事情
(テストチーム)


The author is Kaori Goto.
Global Innovation Headquarters
Quality Assurance Solution Div Director
I joined CO-WELL in February, 2019


COVID-19の影響で「完全リモートワーク」に切り替えて早1ヶ月を迎えようとしています。
習慣化に必要な期間は3週間と言われたりもしますが、確かに導入当初の違和感はだいぶ払拭され、日常として定着してきたように思います。
当社は以前よりベトナムチームと遠隔コミュニケーションを取りながら業務をしているため 、リモートワークそのものによる大きな混乱は無かったのですが、長期化への備えとして「生産性維持」「メンタルケア」の観点から様々な工夫を取り入れ、業務改善を図ってまいりました。
振り返るとAfterコロナにも活かせる「良い取り組み」も沢山生まれました。
本稿ではフルリモートワークの1日の流れをご紹介しながら、プラクティスをご紹介してまいります。

そもそも私は・・・
ソフトウェアテストサービスを専門に行うQAソリューション部の責任者をしています。
管理以外の役割としては大きく「サービスレベルを上げるための技術や仕組みを考える」「新しいお仕事を受注するための提案を行う」「プロジェクトが円滑に回るためのサポートをする」みたいなところです。

一日の流れ

9:30- 業務スタート
Slack活用例
一日の始まりは、チャットツール“Slack”のステータスを「在席中」に変えるところから始まります。
この運用を始めて、別部署の人も含めて在籍状況が見えるようになりました。
※会社に出社していた時以上に周りが見えるようになったのは何だか不思議です。

個人的に気に入っているのはランチ休憩等で利用する「離席中マーク」です。
特にリモートワーク中ですと連絡には即レスしなければ・・と気負ってしまいがちですが 休憩中を明示することで、精神的にもしっかりと休むことができます。
また、メンバーの状況も見ることができるわけですが、夕方以降など遅い時間に設定している場合には「しっかり休む時間が取れているのか」など気にかけることも出来ます。

Point
・会社のオフィスに出社していても、実際に全員が視界に入る場所に居るわけでは有りませんので、これは継続したいプラクティスです。


9:45- (10分) 本部朝会:日次

所属するGI本部の朝会です。
支障がない限りはカメラをON!(でも強制はしない)というルールで毎朝コミュニケーションを取っています。みんなの笑顔を見ると安心しますね。※この日の一分間スピーチのテーマは「睡眠」でした。
※飛び入り参加の猫ちゃんの真剣な姿に背筋が伸びます。いや、猫背になります(笑)
リモートワーク活用例

ちなみに、本記事執筆時にはTV会議システムの“Google Meet”ではカメラのグリッド表示がサポートされておらず「Google Meet Grid View」という拡張機能を利用していました。
その後、Google社よりデフォルトでサポートしていく方針が発表されたため今後はより使いやすくなりそうです。
コロナ禍では、このようにWebサービスの進化が目覚ましく日々利便性が高まっていくのを感じます。TV会議においては「背景設定機能」、「ノイズキャンセル機能」なども標準搭載のトレンドにあるようです。
物理的不自由さを強いられたことで、デジタル面の変化/挑戦が加速していますが、IT関連事業者としても日々刺激を受けています。

Point
・思いがけない副次効果は業務上接点がないメンバーのキャラクターを知ることが出来たこと。
・また、メンバーの顔と名前を一致させる時間としても有用でした(日頃の会議では視界に全員は入らないですし、そもそも名札をつけて居ないので)。
・定期的にこのような場が合っても良いかも知れません。


10:30- (30分) マネージャー会議:日次

先程の会議とはうってかわって真剣会議。
プロジェクトの健康はあらゆる立場の視点で見ることが肝要です。
ここではベトナムで働く「ブリッジSE」「開発者」「QA担当者」それぞれの視点でまとめられたQCDに対する定量/定性レポートを「日本のマネージャー」が横断チェックします。

フルリモートワーク導入直後はNW等の環境に起因するISSUEも多かったのですが、このような即時レポートを受け取っていたことで些細な困り事や懸念の声を拾い上げる事ができ、スムーズに対策して整えることが出来ました。
今ではインフラ面は安定している中で、PJの小さな課題(問題になる前の芽)に対する対応を検討する場となっています。
以前はこの手の定例は週次で行うことが多かったのですが、日次の取り組みになったことで、問題の早期発見ができるようになりました。

リモートワーク活用例
Point
・従来の週次定例(問題を共有する場)が日次定例化されたことで「小さな課題を摘み取り、問題化を防ぐ)」という機能を持てたことは気付きでした


11:00-  庶務
午前中に少し時間が出来ましたので、稟議起案、経費精算を済ませます。
これらの申請等の社内業務については元より印鑑が不要(従前より導入しているワークフローパッケージで印鑑が電子化されているため)でしたので、リモートワーク後も滞る事なく対応ができています。

11:45-  アンケート
“Slack”にはリモートワーク勤務メンバーのケアを目的に専用チャンネルが設けられているのですが、毎日お昼前後に通知が入ります。人事担当が毎日アップしてくれるアンケートです。

リモートワークSlack活用例

アンケートといっても重苦しいものではなく「みんな、元気にやっているかい?」というようなメッセージを感じるフランクなもので、匿名なので誰の回答か分かりませんが奇想天外な回答にひと笑い。ちょっとした日々の楽しみになってきています。
このSlackチャンネルでは、在宅勤務の過ごし方やお取り寄せグルメ情報など様々な情報がシェアされています。

12:00-  休憩(ランチ)
“Slack”のステータスを『離席中』に変更して休憩です。

13:00-  テスト開始
ベトナムのチームメンバーに対し、テスト開始依頼を”Slack”で行います。
チームメンバーは全員それぞれの自宅に居るのですが、アイコンでリアクションしてくれるので「全員がメッセージを確認し終えた」と認識することができます。
当社のリモートワーク活用法

14:00-
このプロジェクトではテスト管理ツール“Quality Forward”を利用しています。
テスト管理ツールとは主にテストケースの管理と集計機能を備えます。
テスト開始から一時間経ちましたので、進捗バーでテストが進捗していることを確認します。
複数ファイルに跨る集計やテスト結果数の推移などが自動集計されますので、ダッシュボードを確認するだけで状況を掴むことができます。
お客様もこのダッシュボードを常時見ることができますので、「手動集計・集計結果の連絡」といった手間は省けてスマートです。
当社のリモートワーク活用法

16:00- (90分) ポストモーテム
別のプロジェクトのテスト期間が終わったので、ポストモーテムをしました。

<<アイスブレイク>>
今月スタートしたばかりの案件なのですが、渡航制限によりベトナム現地でキックオフすることが叶いませんでしたので、別の手段で距離を詰めていく必要がありました。
特にポストモーテムメンバー全員が発言しやすい空気を作ることが成功の鍵になりますので冒頭はアイスブレイクとして雑談の時間を取りました。
この日はメンバーそれぞれがお気に入りの写真を数枚ピックアップして話しましたが、思いの外盛り上がりました。(お互いに語学レベルの差がある中で、写真を通したコミュニケーションは相性が良さそうです)

当社のリモートワーク活用法

<<本編>>
特にリモート会議では「会議のゴールとAgenda」をしっかりと用意しないとまとまら無い会議になる傾向があるため、予めテキストで準備して会議の冒頭で共有するようにしています。
お勧めとしては”Google Docs”等のオンライン上で共同編集できるメモにAgendaを書き連ね、会議開始後は話しながら内容を書き込んで行くやり方です。
※一時的に音声が途絶えてしまったメンバーや日本語が難しくて聞き取れなかったメンバーなどもメモを見ることで、しっかりと付いてきてくれます。

余談ですが、本プロジェクトでは同じようなテストを繰り返し実施してもらうことが続いたので「辛くない?飽きない?」みたいなところが心配だったのですが、毎回用意されたテストスクリプトの実施外に自分なりにテーマを決めてあらゆる角度からテストをしており、毎回新鮮な気持ちでやっている。とのエピソードが聞けました。
また、テストケース改善のアイディアもあるようなので今後の取組に加えることにしました。チームへの信頼度が増す時間となりました。

Point
・Agendaメモには会議中に皆で書き込んでいきますが、会議が終わった瞬間に議事メモ代わりになります。
・議事メモを纏めてから送る運用だとタイムラグ(酷いときには送付漏れ)が発生しますが、このやり方はスムーズです。
・また、外国人とのコミュニケーションでは「音声」よりも「文字」の方が認識し易い傾向があるため、業務効率も上がります。


17:30- ヒアリング用のアンケート作成
コウェルにはテスト自動化の専任チームがあるのですが、直近数ヶ月で経験豊富なメンバーが沢山Joinしました。
現状のスキルや今後への想いをヒアリングしたうえで、ワーキンググループ(WG)として新しい取り組みをしていきたいと考えています。
前置きが長くなりましたが、この時間ではヒアリングを目的に”Googleフォーム”を利用してアンケートを作成していました。結果は自動集計されますので手軽です。

19:00- 退勤
日によりますが、だいたい19時くらいに退勤するようにしています。
※業務が終了した瞬間に家でフリータイムが始まるのは未だに感動!

リモートワークからの気付き

フルリモートワークを通して再認識できたことに「物理的距離が業務のボトルネックになることは殆どない」ということがあります。
勿論、大きな機材を持ち運べないなど、やむを得ないケースはありますが、多くの課題は回避/改善ができるものでした。
また、COVID-19は「異なるロケーションのメンバーと素早く着実に情報共有を行うこと」を部署を跨いで深く考える明確な動機にもなりましたので、物凄いスピードで業務が改善されていきました。

Afterコロナへ

世界の中には終息の兆しが見えてきたと宣言する国も出てきました。 日本においては感染抑止のための辛抱がもう暫く続くかも知れませんが、将来日常に戻ったときに「この経験から何を得るのか、何を残すのか」そのようなことも考えながら過ごしていきたいです。


pagetop