Trong's BSE Diary vol.15

コウェルのBSEのTrongによる日本で働くとは?BSEの仕事とは?日本で働きたいベトナム人、BSEを目指す人へ贈る日記です。

5w1h日本語スキル

第15回、[IT読解]レッスン1:
5W1Hについて学ぶ

The author is Trong.
Global Innovation Headquarters
SystemEngineer
I joined CO-WELL in August, 2018


これは、IT読解シリーズの第一回目です。
今回は、5W1Hの概念とそれを適用する理由について一緒に学びます。日本語版を最初に書いて置きますが、ベトナム語の翻訳は残します。まず、理解できない言葉をメモに残し、調べていくようにしてください。 Excelファイルあるいはその他ツールを使用して保存するのもいいでしょう。

さあ、始めましょう

Bắt đầu chiến thôi

ー5W1Hとは?
5w1hとはwho(誰が)、where(どこで)、what(何を)、when(いつ)、why(何故)、how(どのように)をまとめた言葉です。おそらく英語の授業で聞いたことのある方が多いのではないでしょうか。この言葉は英語の文法だけでなく、ビジネスの世界でも使われるものなのです。

ビジネスでの報告や、情報を共有する時にこの5w1hに基づいて伝えると、誤解を生みにくく効率的です。5w1hの6つを簡潔にまとめることで、自分でもわかりやすくなりますし、周囲にも伝えやすくなります。



5w1h là từ được tổng hợp của who(ai), where(chỗ nào), when(khi nào), why(tại sao) và how(như thế nào). Có lẽ ta đã nghe nhiều về nó trong những giờ học tiếng anh. Từ này không chỉ là ngữ pháp tiếng anh mà nó còn có thể được sử dụng trong giới business.

Khi chia sẻ thông tin và báo cáo trong kinh doanh, nếu truyền đạt dựa trên cơ sở 5W1H này sẽ mang lại hiểu quả trong việc tránh được (khó phát sinh) những hiểu lầm. Vì việc tổng hợp 6 quan điểm đó một cách cô đọng lại như vậy, ngay cả bản thân cũng sẽ dễ hiểu và việc truyền đạt cho những xung quanh cũng trở nên dễ dàng.



5W1Hを有効的に使う

Trình tự sử dụng 5w1h hiệu quả

5W1Hを使うには、有効的な順番があります。まず一番に決めるべきなのは、whyです。なぜ、何のためにやるかをしっかり決めておけば、自分の伝えたい内容がブレません。やろうとした理由、または何かを伝えようとした理由を最初に決めましょう。

それからどうやって実現するのか、方法(how)を決めます。理由と方法が定まれば、それを実現できるのは誰か(who)が決まります。ここまで決めると、何をするか(何をできるか)が具体的になってきます。その後でwhatを決めるのです。

どういう理由で、どういう方法で、誰が、何をやるかまで決まれば、あとは実現可能で有効な範囲で、いつ(when)、どこで(where)やるかを決めるだけです。whatから手をつけてしまうと、実現不可能なものを設定してしまう恐れがあります。

だからこそwhyとhowを先に決める必要がありますし、その適任者はいるのか、whoを決めてからのwhatなのです。こうすれば実現方法が元々不可能な目標を設定するようなことにはなりませんし、行動を起こす理由は満たしつつ実現可能な目標を設定することができます。

アプリの例をとって言えば、まずアプリを作る理由から考える、ということになりますね。



Trong việc sử dụng 5w1h phải theo trình tự mới mang lại hiệu quả. Đầu tiên, xếp cao nhất là việc “cần phải đưa ra quyết định”, đó chính là WHY. Tại sao lại như vậy ? Nếu ta quyết chắc chắn ngay từ đầu là làm vì cái gì, thì nội dung bản thân muốn gửi gắm sẽ không bị lung lạc. Lý do “vì sao phải làm vậy”, hay cần phải “truyền tải cái gì” là những thứ phải quyết định ngay từ đầu.

Tiếp theo là “phải làm như thế nào”, chính là việc đưa ra phương pháp (HOW). Nếu định hình được phương pháp và lý do, thì khả năng để làm được việc đó sẽ do (WHO) một ai đó quyết. Đến bước này, “làm gì” (làm được gì) trở nên cụ thể hơn. Đó chính là cái chúng ta đang nhắc đến : WHAT.

Nếu chúng ta quyết định được những điểm mấu chốt là : Lý do, phương pháp, người thực hiện và những cái cần làm thì về sau khả năng thực thi hay phạm vi hiệu quả sẽ chỉ còn là 2 thứ WHEN – WHERE mà thôi. Đặt ngược lại vấn đề, nếu ta bắt đầu bằng WHAT (chứ không phải WHY) thì e rằng sẽ tạo ra những thứ bất khả thi.

Chính vì vậy cho nên việc đưa ra trình tự phải bắt đầu bằng WHY rồi HOW là cực kỳ cần thiết. Ai mới là người thích hợp, sau khi tìm ra WHO thì mới đến WHAT. Nếu ta làm theo trình tự đúng thì sẽ tránh được việc đặt ra mục tiêu mà vốn dĩ không có khả năng thực thi, và thiết lập được đích đến có tính khả thi đồng thời giải thích đầy đủ được lý do cho từng hành động.
Ta sẽ lấy 1 ví dụ về Apps (ứng dụng). Đầu tiên là hãy suy nghĩ lý do tạo ra cái app đó.



5W1Hの事例|アプリの開発をする場合

Ví dụ về 5w1h trong trường hợp phát triển ứng dụng.

5W1Hについて具体的な例を使って考えてみましょう。アプリの開発をする場合、5W1Hはどのように決まっていくでしょうか。今回は、あるアプリ制作会社で、翻訳に役立つものをつくりたい、というのが理由(why)だとします。

そして、この理由を実現する方法は何か(how)を決めていきます。アプリ制作をしている会社なので、自社の製品として翻訳ができるアプリという方法をとると決めたとします。そうすると、この種類のアプリを制作するのに適任なのは誰か(who)が定まってきます。そしてここで決めたリーダーを中心に、具体的にどのような仕様のアプリにするかを決めます(what)。

ここまで来れば、作りたいものとそれを作るために必要なことから逆算して、期間(when)を決めることができますし、予算などと照らし合わせてリリースする場所(where)を決めることができます。

このような順番で決めていけば、完成が間に合わない、適任者がいない、実現方法に無理がある、などのトラブルを未然に防ぐことができます。ビジネスの場で何かを決める際には、是非この5W1Hの考え方を使ってみてください。


Hãy thử sử dụng ví dụ cụ thể về 5w1h rồi ngẫm xem sao. Đối với trường hợp phát triển App, 5w1h sẽ được áp dụng như thế nào chúng ta hãy cùng xem xét. Lần này, có một công ty xây dựng App, muốn làm 1 ứng dụng translate, bước 1 ta sẽ bàn đến lý do => WHY.

Vậy phương pháp để làm sáng tỏ lý do tiền đề này chính là việc đưa ra câu trả lời cho HOW – như thế nào. Vì là công ty xây dựng app nên nếu nắm được phương pháp của ứng dụng có khả năng dịch thuật thì sẽ đưa ra được đối sách cho sản phẩm của công ty mình. Và theo hướng như thế thì sẽ là tìm ra WHO người thích hợp cho việc xây dựng ứng dụng kiểu này. Nhắm vào người Leader đã được chọn ra ở trên ta sẽ biết được cách define requirement một cách củ thể là như thế nào, đó chính là WHAT.

Đi đến bước này rồi ta sẽ tính ngược lại từ những điều kiện thiết yếu nhằm tạo ra yêu cầu đầu vào và ứng dụng muốn tạo ra, việc này là để đưa ra được mốc thời gian (WHEN) cộng vị trí (WHERE) các hạng mục được đóng gói lại sau khi đã làm sáng tỏ mọi thứ ví dụ như là ngân sách.

Nếu theo đúng trình tự này thì sẽ phòng chống được các sự cố (trouble) như là : không kịp deadline, không tìm ra người thích hợp (leader), không có phương pháp thực thi. Tóm lại, về mặt business thì khi đưa ra 1 quyết định về cái gì đó, các bạn nhất định hãy thử áp dụng 5w1h xem sao nhé.



5W1Hの今回のテーマは易し過ぎると感じるかもしれません。しかし、思っている以上に5W1Hは重要なのです。 5W1Hのテーマを選んだ理由は、日本のプロジェクトに広く適用されているためです。もちろん簡単なメモや授業説明を受けてい時は例外ですが。しかし、基本的に顧客が何かを発信・展開するたびに、5W1Hに基づいています。

※Facebookページ:https://www.facebook.com/kysubrse で質問も受け付けます。

では、次回もお楽しみに〜〜^ - ^

pagetop