SharePoint Onlineへの移行方法

Office 365 の Microsoft SharePoint Online では、共同作業を行ったり、他のユーザーへの通知と協力を行ったり、ビジネスプロセスを変換したり、総合的な知識を活用したりすることができます。

本記事では、オンプレミス環境のSharePointからSharePoint Onlineへの移行手順や注意点について、初心者にもわかりやすい言葉で解説します。計画やデータの評価、そして実際の移行時に使用できるツールや方法など、具体的な取り組み方を整理しています。移行前の準備から、移行後の運用ポイントまで押さえておくことで、スムーズな移行が期待できます。

企業の情報システムがクラウド化へ進む中で、SharePoint Onlineを活用したドキュメント管理やチーム内コラボレーションは、より重要性を増しています。オンプレミスのSharePoint環境を使い続けるメリットが薄れつつある一方で、セキュリティやメンテナンスコストなど、さまざまな理由からクラウドへの移行を検討する企業が増えています。より柔軟に働き方を変化させるためにも、今が移行の好機といえます。

本記事では、具体的な移行の種類や利用可能なツールの特徴を紹介するとともに、計画や運用上のポイントを掘り下げます。各ステップを着実に進めることで、移行プロセスをスムーズにし、移行後の運用効率を高めることができます。クラウド移行に興味がある方や、すでに移行検討を始めている方に役立つ情報をお届けします。


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SharePoint On-Premises/SharePoint Onlineの市場推移

＜SharePoint On-premises対Online Market Share＞※ Radicati Groupより（2019/04時点）

2013年にMicrosoft社からSharePoint Onlineが発売されて以来、SharePoint Onlineが広まってきました。 昨今、SharePoint Onlineは世界市場を席巻し、特に2016年からSharePoint Onlineの利用者数が増え、SharePoint On-Premisesを上回りました。

移行するデータの準備

SharePoint Onlineへ移行する際、まずは自社のデータをどのように計画し、整理し、評価していくかを明確にしておきましょう。

オンプレミス環境に蓄積されたドキュメントやサイト構成は企業によってさまざまです。移行が難航する一番の要因として、不要なデータと必要なデータが区別されておらず、すべてを一括で移行しようとするケースが挙げられます。こういった場合、移行作業が煩雑になるだけでなく、クラウド利用コストに無駄が生じる可能性もあります。

そこで重要なのは、移行範囲や優先度をしっかりと設定し、具体的なスケジュールとリソースを確保することです。古いコンテンツや重複ファイルを整理し、移行対象を精査することで、作業量の削減と移行速度の向上を同時に達成できます。データを評価する際は、許可設定やメタデータの重要度なども考慮し、後々の管理をスムーズにする仕組みを組み込むことも大切です。

移行を成功させるためには、SharePoint移行評価ツール（SMAT）のような事前評価ツールを活用し、潜在的な不具合やデータ整合性を把握することがお勧めです。こうした手順を踏むことで、必要に応じてダミーデータを用いたテスト移行もしやすくなります。本番移行までに十分な検証を行うことで、後戻りを最小限に抑え、よりスムーズな作業が期待できます。

計画と評価の重要性

移行計画では、組織の要件や予算、スケジュールに沿った明確なゴール設定が不可欠です。対象データの容量や機密度、また現行版SharePointへのカスタマイズ状況などを踏まえながら、段階的移行や一括移行のどちらが適しているか判断します。さらにリソース面では、専門知識を持つメンバーの手配やツールの選定が難航する場合もあるため、早めに検討を進めることでリスクを低減できます。

移行方法の種類とメリット/デメリットについて

↑方法3でご紹介するMicrosoft社の「Fast Track」サービス

SharePoint Online誕生以来、SharePoint On-Premisesの利用者がSharePoint Onlineへのデータ移行の需要が高まっています。
そこで移行方法の種類別メリット・デメリットについて、おさらいをしておきましょう！

方法1：手動

メリット：

• 手動移行のため、コストが低い。

デメリット：

• ルックアップフィールド、メタデータのマッピングが難しい。
• アイテム権限を手動で移行するのに時間がかかる。
• サイト構造を手動で作成するのに時間がかかる。

まとめ＞＞
SharePoint標準機能のみ使用している場合にはオススメ。 データ量が少ない場合は良いが、多くなると全て手動なので移行期間が長くなる。

方法2：PowerShellスクリプトを使用する

メリット：

• 自分で開発するため、コストが低い。
• ルックアップフィールド、メタデータフィールドを移行できる。

デメリット：

• PowerShellとSharePointを開発できるリソースが必要。
• 移行速度が遅く、構造を手動で作成するのに時間がかかる。
• バグ管理が難しい。 再利用性が低い。

まとめ＞＞
Microsoft社から提供されているAPIでユーザー自身がPowerShellスクリプトを開発し、データを移行が可能。データ量が多く、SharePoint標準機能のみ使用する会社にオススメ。

方法3：Microsoft社のFast Trackサービスを使用する

メリット：

• ライセンス料がかからない。
• 移行速度が速い。（Azure Storage使用）

デメリット：

• SharePoint 2013のファイルとドキュメントライブラリのみから移行可能。
• ユーザー数が150名以上の場合のみ無料でサポートする。

まとめ＞＞
Office 365ユーザーの大企業に対してMicrosoft社は、移行サービスSharePoint Migration Toolを無料で提供している。 詳細は、https://docs.microsoft.com/en-us/fasttrack/o365-data-migrationをご参照ください。

方法4：その他、移行ツールを使用する

データ量とユーザー数が多い場合、上記の方法1〜3の方法では難しいのではないかという感じですね。 そのため、ShareGate、Coibumiなどデータ移行専用のツールが必要になります。
ShareGateは、人気のあるOffice 365へのデータ移行ツールで、SharePointの基本知識を持つIT部門担当者向けツールになります。このツールは「ONE TO ONE」方式でSharePoint On-Premises環境からSharePoint Online環境に直接データを移行できるように設計されているのが特徴です。

メリット：

• 使用しやすい。
• 移行速度が速い。
• 各種データが移行可能。
• サイト構造も移行可能。

デメリット：

• 使用料（約4000$/1年）が高い。
• SharePoint以外のプラットフォームをサポートしていない。
• 英語対応のみ。

詳細は、https://sharegate.com/をご参照ください。

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移行前に注意すべきポイント

次に、移行を行う前に押さえておきたい重要なポイントをまとめます。
移行前には、データのクレンジングやアクセス権限の再検討など、事前に行うべき下準備があります。特に大容量データの移行では、ネットワーク帯域や移行ツールの制限、さらにはファイル拡張子やファイル名の文字数制限など、細かな問題が起こりがちです。こうした点を事前に洗い出し、運用ルールやガイドラインの作成を行うことで、スムーズな移行と運用がしやすくなります。

また、チームメンバーへの周知やトレーニングも重要です。ユーザーが新しい環境でどのように作業すればよいのかを理解していないと、移行後の定着に時間がかかったり、混乱を招いたりする可能性があります。データ移行の手順だけでなく、SharePoint Onlineの活用メリットや使い方を説明し、移行に対する抵抗感を低減することも大切です。

万が一移行中に問題が発生しても、すぐに切り戻しができるようオフラインバックアップやテスト環境を準備しておくことがお勧めです。テストを繰り返し行い、移行リハーサルを実施するなど、慎重にプロセスを確認しておけばトラブルの対処もスムーズになります。移行日程を詰める際は、予備日やリカバリー時間も考慮して計画しましょう。

移行後の設定およびチューニング

無事にSharePoint Onlineへ移行が完了した後も、サイト設定や運用の最適化は継続して行う必要があります。
まずはサイトのアクセス権限やグループ設定を見直し、新しい運用体制に沿った最適な権限管理が行われているか確認しましょう。移行前に設定したはずのアクセス権が正しく反映されていない場合や、不要な権限が残ったままになっているケースもあるため、細部までチェックが必要です。設定を見直すことで、情報漏えいリスクの低減やユーザー体験の向上を図ることができます。

次に、最適化の面ではバージョン管理の設定やサイトの構造整理、検索機能のチューニングなどが重要です。バージョン管理のルールを設けることで、無制限な履歴保存によるストレージ肥大化を防ぎ、必要に応じたバックアップとしても活用可能になります。また、検索機能の設定を適切に行うことで、ユーザーが必要な情報に素早くたどり着ける環境を提供できます。

運用監視やチューニングは、一度設定して終わりというわけではありません。ユーザーの利用状況や新機能のリリースなどに合わせて定期的に設定を見直すことが理想です。運用ルールを定義し、チーム内で定期メンテナンスの日程を決めるなど、継続的に最適化を行うためのプロセスを確立しておくと安心です。

Coibumi Data Migrationツールとは

コウェルのData Migration Ver2.0

SharePoint Online移行の需要には、市場の推移が大きく関係しているため、当社は綿密な市場調査を行なった上でCoibumi Data Migration（CDM）ツールの開発に着手しました。
当社は、“MIGRATE EVERYTHING”を開発方針とし、本ツールが複数の移行元/移行先で難しい移行ケースにも対応可能なツール群を目指しています。 図のように、中間のデータベース（SQLサーバー）に抽出する方法により、データ処理を簡単に、かつデータ移行に柔軟に対応することができます。又、Lotus Notes、SharePointの各種データが移行可能で、インタフェースとヘルプが日本語対応な点も特長です。

CDMツールのSharePoint移行機能の主な特徴

〇SharePoint Onlineへのデータ移行に対応

• 移行元はSharePoint Server 2010/2013/2016をサポート
• サーバ、PCのどちらにもインストール可能

〇豊富なデータ移行機能

• サイトコレクション/サイト/リスト/アイテム等、任意のコンテンツレベルで移行することが可能
• 各コンテンツの権限情報やプロパティ情報を保持して移行することが可能
• SharePointグループやアクセス許可レベルなど、サイトの設定情報の移行が可能
• ユーザ情報や権限情報、プロパティ情報を修正して移行することが可能
• PowerShellによる外部操作が可能

〇サイト構築とデータ移行の工程を分離したフローを実現

• 複数のSharePoint Serverを１つのSharePoint Onlineにデータ移行が可能
• 複数のフィールドを１つのフィールドに結合可能（データ処理後の移行が可能）
• 差分移行が可能
• 移行に伴うダウンタイムの短縮

※本ツールが柔軟に設計されるので、利用者はSharePoint、SQL、PowerShellの専門知識が必要です。又、他のツールと同様、CoibumiツールではWebパーツ/ワークフローなど幾つかのSharePoint部分ではサポートしない点は注意が必要になります。

当社では、ツール開発だけではなく、移行サービスやSharePoint構築サービスも提供しています。
当社の開発者・QAエンジニアは、複数のSharePointへの移行開発・SharePoint開発案件にも実績があります。
経験豊富なエンジニアが多く在籍していますので、SharePoint関連の移行・開発について是非ご相談ください！
当社のSharePointチームについてはこちらのリンクをご覧ください。

オフショア開発ならコウェル！

オフショア開発とはビジネスでは海外の現地企業や法人などにシステム開発を委託することを言います。
日本国内で人件費の高騰や人材不足が慢性化してから、オフショア開発に乗り出す企業が増えました。
現在は中国・インドといったオフショア先進国の人件費の高騰もあり、ベトナムの時代に入っています。中国・インドのみならず、日本のエンジニアと比較しても遜色のないスキルを持つ点が、ベトナムの魅力です。ベトナムでのオフショア開発をお考えの担当者様はコウェルをご検討ください。

コウェルは、日本に本社を置きWEB・業務システムの開発や、EC構築の開発など、幅広いシステム開発を担う会社です。
東京「天王洲アイル」の本社ではプロジェクトをサポートする日本人PMが、お客様のご要望をじっくりヒアリングさせていただき、リーズナブルで高品質なシステムを提供します。

なお、コウェルに関する詳細資料は以下でダウンロードすることが可能ですので、何かございましたらお気軽にお問い合わせください。

このほか、弊社の具体的なサービスや導入事例については以下をご覧ください。

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