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SharePointチーム連載vol.5|Notesアセスメントの重要性と作業効率について

ブログ第4回でも一部説明をしましたが、 Domino/Lotus Notesは開発しやすく性能が良いプラットフォームですが、バージョンアップ費用が高額なため、バージョンアップが先延ばしにされてきました。
しかし、2000年代以降、Lotus Notesのサポート切れが起こったため、世界中でLotus Notesから新しいプラットフォームへの移行作業が実施されています。

通常、Notes移行作業は以下の手順で実施されます。
⒈アセスメント  →  ⒉要件定義・設計  →  ⒊移行実施

notes移行作業イメージ図



1.アセスメントを行う理由とは?

- 見積作成時に、データベース数・フォーム数・ビュー数・LOC・複雑度など現行の環境の規模を評価することが必要。
- データベースの複雑度、ワークフローの有無などで区分し、移行計画を策定可能。
- 現行環境の規模から移行先の規模(ディスクサイズ、ユーザー数など)を判断可能。
- 未使用のデータ等を抽出可能。(例:1年以上更新がないデータベースなど)
- 不要な機能を取り除き、移行費用を 削減可能。
- 評価結果から移行先(SharePoint Online、SharePoint On-premisesなど)を決定可能。
- アセスメント結果から移行作業に正確なコスト見積を算出可能。



2.アセスメントフローについて

アセスメントフロー図


通常はLotus Notesを使用しているのは大企業のため、データベース数(NSFファイル)が数千~数万件となります。これに対し、アセスメントを2段階の【事前アセスメント】と【詳細アセスメント】に分けます。

・事前アセスメントでは、未使用のデータベースを取り除き、各データベースサイズ、データベース単位で移行作業の範囲を確定します。 これにより早く概算見積を作成できます。
・詳細アセスメントでは、各データベースを分析し、事前アセスメントの結果を確認、不要な機能を取り除き、同様なデータベースを1つのテンプレートにして開発費用を削減できます。
アセスメントの最終結果は正確性の高い提案書となり、移行案件でも見積リスクを減らすことが可能です。



3.Coibumi Notes Assessmentについて

アセスメントツール

上記の通り、事前アセスメントでは、データベース数が多いため手動で実施すると、時間と費用が非常にかかります。その労力と時間に対する課題解決のために、弊社ではNotes移行案件をサポートする「Coibumi Notes Assessmentツール」を開発しました。
本ツールへのインプットすることでローカル側もサーバー側もサポートできます。
アウトプットには3つの行程があります。


①データ抽出:アクセス制御リスト、添付ファイルを出力し、それを元にユーザー数、添付ファイルサイズが分かります。(下図)


データ抽出イメージ


②レポート:各データベースが分析され、詳細情報が分かります。例:フォーム数、フィールド数、アクションリスト、ビューリスト、年度別のデータ量、ワークフロー有無など(下図)


レポートイメージ1

レポートイメージ2


これらを元に概算見積書を作成できます。


レポートイメージ3


レポートイメージ4


レポートイメージ5


③ 設計:開発者がデータベースを分析するには、NSFファイルが必要です。ただし、NSFファイルには個人情報があり、第三者へ情報を提供すると情報漏洩の可能性が生じます。
そのため、本ツールでデータ・権限の情報を取り除き、詳細アセスメントのための設計とソースコードのみを複製します。

<<ツール利用のメリットとは?>>
1)Notes移行案件の時間とコストを削減。
2お客様が移行作業の範囲について、迅速に決定可能。
3)見積書の正確性が向上。
4)分析結果で適当な移行計画が立案可能。


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Coibumi(CO-WELL Information Business Migration)は、グループウェアのマイグレーションを支援するソフトウェア群です。SharePoint開発サービスと組み合わせてご利用いただくことで短期間・低コストでマイグレーションを実現します。
Coibumiには、本記事でご紹介した①Notes/DominoからSharePointへのマイグレーションに必要なアセスメント作業を短時間で実現できる<Coibumi Notes Assessment>と次回ご紹介予定の②各アプリケーション間のデータ移行ツール(Notes/SharePointからのデータ移行を効率的に行える)<Coibumi Data Migration>があります。

※現在無料トライアル実施中!!トライアルについては当社HPの「お問い合わせ」よりご連絡ください。

各ツールの情報については、こちら↓
・SharePoint 開発/マイグレーション: https://www.co-well.jp/service/offshore-sharepoint

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では次回は・・・【Coibumi Data Migration】ツールについてです。ご期待ください!