個人情報保護方針/プライバシーポリシー

個人情報保護の理念

株式会社コウェル(以下、「当社」という)は、ITコンサルティング、オフショア開発、システム開発事業を核とした事業活動を行っています。事業活動を通じて当社が取り扱うすべての個人情報(以下、「個人情報」という)は、当社にとって大変重要な情報資産であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。
したがって、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、お客様および当社社員への「安心」の提供および社会的責務を果たしていきます。

方針

1.個人情報の取得・利用に関して
・適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得いたします。
・利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。
・取得した個人情報の目的外利用はいたしません。また目的外利用を行わないための措置を講じます。
・本方針は、すべての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
2.法令、国が定める指針、その他の規範(以下、「法令等」という。)に関して
個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業員(以下、「従業員」という)および取引先に周知し遵守いたします。
3.個人情報の安全管理に関して
・漏えい防止について、コンピュータ、ネットワークおよび施設、設備に適切な対策を実施いたします。
・滅失、または、き損を確実に防止するために、災害、障害などに備えます。かつ情報のバックアップを行い、万一に備えます。
・点検を実施し、発見された違反、事件および事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
・安全に関する教育を、従業員、取引先に徹底いたします。
4.苦情・相談に関して
お問い合わせについて、適切かつ速やかに対応いたします。
5.継続的改善に関して
・当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護方針達成のため、内部規程遵守状況を監視および監査し、違反、事件、事故および弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策および内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
・改善においては、法令等およびJIS Q 15001に準拠いたします。
プライバシーマーク
制定日 2009年2月27日
改訂日 2021年8月01日
株式会社コウェル
代表取締役会長兼社長CEO 寺田航平

個人情報の取り扱いについて

1.当社が取り扱う個人情報の利用目的
当社は、お客様から個人情報をご提供いただく場合、あらかじめ個人情報の利用目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用いたします。
あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、お客様の同意をいただいたうえで利用いたします。
なお、個人情報の利用目的については、次のとおりとなります。

1)ご本人から直接書面によって取得する個人情報の利用目的
【開示対象】

分類

利用目的

ホームページや電子メールなどによりお問い合わせいただきましたお客様情報 お問い合わせ対応のため(本人への連絡も含む)
ホームページから資料請求いただきましたお客様情報

請求資料のご案内のため(本人への連絡も含む)

当社の各種サービスのご案内のため
職業紹介サービスにお申込みいただきましたお客様情報

職業紹介サービス提供のため

お客様のサポートのため(本人への連絡をも含む)
採用支援サービスにお申込みいただきましたお客様情報

採用支援サービス提供のため

お客様のサポートのため(本人への連絡をも含む)

ご利用履歴管理・ご請求のため

お客様の担当者様情報

当社サービスの紹介・情報提供のため

受注・請求などの管理のため

受注内容確認のため(通信記録など)

代理店の担当者様情報

当社サービスの紹介・情報提供のため

当社サービスに関するサポートのため

お問い合わせまたはご依頼などへの対応のため

仕入れ先、委託先の担当者様情報

発注・支払いなどの管理のため

発注内容確認のため(通信記録など)

当社の採用応募者情報

就業希望者の採用選考活動のため

本人連絡のため

当社の従業員情報(役員、正社員、出向者、契約社員、アルバイトなどを含む) 給与管理、人事労務管理、社会保険、健康管理、および、福利厚生 などのため

セキュリティ管理のため

※自己の個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合にご本人に生じる結果について

ご自身の個人情報を弊社に提供されるか否かは、ご自身のご判断によりますが、必要な情報をご提供されない場合には、上表の各利用目的が十分に達成されないことによる不利益を蒙る可能性がありますので予めご了承ください。

2)前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的
【非開示対象】

Classification

Purpose of use

お取引先の担当者様情報

(パートナー企業様、派遣会社様など)

業務などを依頼するため
在外子会社の採用応募者情報 プロジェクト参加候補者の確認のため
在外子会社の従業者情報 日本等で実施する業務をサポートするため

開発などの業務を依頼するため

業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報

委託されたシステム開発・運用・保守など業務を適切に遂行するため

■保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人様またはその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の請求(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

a)事業者の名称
株式会社コウェル

b)個人情報の保護管理者
管理者名: 時田匡二郎
所属部署: 管理本部 本部長
連絡先: info@co-well.jp
※スパム防止の為@を全角にしてあります。

c)すべての保有個人データの利用目的
“■個人情報の取り扱いについて”の“ 1.当社が取り扱う個人情報の利用目的”の【開示対象】のとおりとなります。

d)保有個人データの取り扱いに関する苦情の申し出先

住所 〒140-0002 東京都品川区東品川2-2-28 Tビル
Phone 03-5783-4511(平日10:00 ~ 17:00)
e-mail

info@co-well.jp

※スパム防止のため@を全角にしてあります。

苦情相談窓口責任者 経営戦略室 伊藤 真佐子 

e)当社の属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者になっています。
認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申し出先:個人情報保護苦情相談室
住所:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話番号:03-5860-7565/0120-700-779

※当社のサービスに関するお問合せ先ではございませんので、ご注意ください。

f)保有個人データの開示等の求めに応じる手続き
1)開示等の求めの申し出先
開示等のお求めは、上記「保有個人データの取り扱いに関する苦情の申し出先」にお申し出ください。

2)開示等の求めに関するお手続き

①お申し出受け付け後、当社からご利用いただく以下の請求書様式「保有個人データ開示請求書」を郵送いたします。

②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替(利用目的の通知ならびに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報お問合せ係までご郵送ください。

③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度(例:電話番号と生年月日等)の情報をお問い合せさせていただきます。

④回答は原則としてご本人に対して書面(封書郵送)で行います。

3)代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人であることを証明する資料および代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

①代理人であることを証明する資料

<開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>

本人の委任状(原本)

<代理人様が未成年者の法定代理人の場合>いずれかの写し

戸籍謄本

住民票(続柄の記載されたもの)

その他法定代理権の確認ができる公的書類

<代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>いずれかの写し

後見登記等に関する登記事項証明書

その他法定代理権の確認ができる公的書類

②代理人様ご自身を証明する資料

運転免許証

パスポート

健康保険の被保険者証(被保険者等記号・番号等を全て墨塗りしたもの)

住民票

住民基本台帳カード

4)利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1,000円
(お送りいただく請求書などに郵便為替を同封していただきます。)

5) 個人情報の取り扱いの委託

当社は、上記の利用目的の範囲内で、個人情報の全部もしくは一部を他の事業者に委託する場合があります。

 

※以下は英語版となりますが、日本語版との相違がある場合は日本語版が正となります。


Privacy Policy

Concept of Personal Information Protection
CO-WELL Co., Ltd. (hereinafter referred to as the “Company”) is engaged in business activities centered on IT consulting, offshore development, and system development. The Company realizes that all personal information handled by the Company in connection with its business activities (hereinafter referred to as “Personal Information”) is a very important information asset for the Company, and that it is the Company’s important social responsibility to protect Personal Information in a responsible manner.
Therefore, the Company will handle Personal Information that it obtains in connection with its business activities in accordance with the following policy, will offer “security” to its customers and employees, and will fulfill its social responsibility in connection with protection of Personal Information.
Policy
1. Acquisition and use of Personal Information:
– The Company will acquire Personal Information by fair, lawful means.
– The Company will use Personal Information only within the scope necessary to achieve the predefined purposes of use.
– The Company will not use Personal Information that it acquires for any purpose other than the predefined purposes of use. In addition, measures will be taken to prevent any use for a purpose other than the predefined purposes of use.
– This Policy will be distributed to, and made known to, all employees. The Company will post this Policy on its website, in brochures, etc., and will take measures to ensure that this Policy will be available to any individual at any time.
2. Laws, national guidelines, and any other standards (hereinafter referred to as “Laws, etc.”):
– The Company will make efforts to always understand Laws, etc., related to business and the handling of Personal Information, will comply with such Laws, etc., and will make such Laws, etc., known to business partners and employees engaged in said business (hereinafter referred to as “Employees”).
3. Secure management of Personal Information:
– The Company will take appropriate measures on its computers and networks, and in its facilities and equipment, for prevention of leakage.
– In order to reliably prevent Personal Information from being lost or damaged, the Company will prepare for disaster and unforeseen trouble. In addition, the Company will back up the Information, just in case.
– The Company will conduct inspections, and if any violation, incident, or accident is detected, the Company will promptly correct it and take preventive measures against defects.
– The Company will provide thorough safety education to its Employees and business partners.
4. Complaints and consultation:
The Company shall promptly and appropriately respond to any inquiry.
5. Continuous improvement:
– In order to achieve the Personal Information Protection Policy, the Personal Information management system of the Company will monitor and audit the status of compliance with internal rules, attempt to detect any violation, incident, or accident, and implement review by the management. The review results will be reflected on management measures and internal rules, and efforts will be made to continuously improve the Personal Information management system.
– Improvement will be based on Laws, etc., and JIS Q 15001.
Established on: February 27, 2009
Revised on: August 01, 2021
CO-WELL Co., Ltd.
Kohei Terada, President & CEO
Handling of Personal Information
1. Purposes of use of Personal Information to be handled by the Company
When receiving provision of Personal Information from customers, the Company will specify in advance the purposes of use of the Information, and will use it within the specified purposes of use.
If it is necessary to use a customer’s Personal Information beyond the purposes of use specified in advance, the Company will notify the customer to that effect, and obtain the customer’s consent before such use.
The purposes of use of Personal Information will be as follows:

1) Purposes of use of Personal Information obtained in writing directly from the individual
[Information to be disclosed]

Classification

Purpose of use

Information on a customer that contacts us for an inquiry on our website, or via e-mail To respond to the inquiry (including notification to that individual)
Information on a customer that applies for the hosting service To provide the hosting service
To provide support for the customer
To make contact about the hosting service
To respond to the customer’s inquiry or request
To manage the customer’s usage history, and bill thecustomer

Information on the responsible individual of a customer

To announce and provide information on services of the Company
To manage receipt of orders, billing, etc.
To confirm content of the received order (communication records, etc.)

Information on the responsible individual of an agency

To announce and provide information on services of the Company
To provide support related to services of the Company
To respond to the agency’s inquiry or request
Information on the responsible individual of a supplier/subcontractor To manage placement of orders, payment, etc.
To confirm content of the placed order (communication records, etc.)

Information on an applicant for a job in the Company

Activities for recruitment and screening of applicants for the job
To contact the individual
Information on Employees of the Company (including officers, regular employees, loaned employees, contracted employees, part-time employees, etc.) For payroll management, personnel and labor management, social insurance, health management, provision of benefits, etc.
For security management

2)Purposes of use of Personal Information obtained in a method other than those stated in the preceding paragraph
[Information not to be disclosed]

Classification

Purpose of use

Information on the responsible individual of a business partner
(including partner corporations, staffing companies, etc.)
To request services, etc.
To manage payment, etc.
Information on an applicant for a job in an overseas subsidiary To confirm candidates for participants in the project
Information on an employee of an overseas subsidiary To support services that will be performed in Japan, etc.
To request services such as development
Personal Information provided by the customer when services are commissioned

To properly perform commissioned services such as development, operations, and maintenance of the system

■Announcement of Matters Concerning Personal Information to be Disclosed
In connection with the “Personal Information to be Disclosed” that is possessed by the Company, if an individual or the agent thereof makes a request for notification of the purposes of use or disclosure, correction, addition, or deletion of content, suspension of use, erasure or suspension of provision to a third party (hereinafter referred to as the “Request for Disclosure, etc.”), the Company will respond to the request in the following manner.

a) Name of the business operator:
CO-WELL Co., Ltd.

b) Personal Information Protection Manager:
Name of the Manager Kyojiro Tokita
Department: Chief of Administration Headquarters
Contact: info @ co-well.jp
* A full-width character is used for “@” above to avoid receipt of spam mail.

c) Purposes of use of all the “Personal Information to be Disclosed”:
As explained in “1. Purposes of use of Personal Information to be handled by the Company [Information to be Disclosed]” of ”

■Handling of Personal Information”.
d) Where to file a complaint concerning handling of Personal Information to be disclosed:
Address: T Building, 2-2-28 Higashi Shinagawa, Shinagawa-ku, Tokyo 140-0002
Phone number: 03-5783-4511 (10:00 – 17:00 weekdays)
E-mail: info @ co-well.co,jp
* A full-width character is used for “@” above to avoid receipt of spam mail.
Officer responsible for receiving complaints and consultation:
Masako Ito, Management Strategy Office

e) Name of the Accredited Personal Information Protection Organization that the Company belongs to, and where to apply for resolution of complaints.
The Company is a target entity of the Accredited Personal Information Protection Organization stated below.

Name of the Accredited Personal Information Protection Organization:
General Incorporated Foundation JIPDEC
Where to apply for resolution of complaints:
Personal Information Protection Complaint Consultation Office
Address: Roppongi First Building 12F, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku, Tokyo 106-0032
Phone: 03-5860-7565 / 0120-700-779
* Please note that the contact information above is not for inquiries concerning services of the Company.

f) Procedure for responding to Requests for Disclosure, etc., of Personal Information to be disclosed:

1) Where to make a Request for Disclosure, etc.
If you want to make a Request for Disclosure, etc., please contact the Officer specified above in “Where to file a complaint concerning handling of Personal Information to be disclosed”.

2) Procedure concerning Requests for Disclosure, etc.:
(i) Upon receiving your request, the Company will send the request form stated below to you by mail, for you to use.
a) In cases of notification of purposes of use: “Request Form for Notification of Purposes of Use of Personal Information to Be Disclosed”
b) In cases of Requests for Disclosure: “Request Form for Disclosure of Personal Information to Be Disclosed”
c) In case of requests for correction, addition, or deletion, or requests for suspension of use, erasure, or suspension of provision to a third party: “Request for Correction, etc., and Suspension of Use, etc., of Personal Information to Be Disclosed”

(ii) Please send the completed request form by mail, with a document certifying proxy in cases of requests by an agent, and a postal money order equivalent to the fee (only in cases of requests for notification of purposes of use and disclosure), to the Officer stated above.

(iii) Upon receiving the request form, the Company may ask you for approximately two items of information that will help identify you (e.g. telephone number, date of birth) as proof of identity.

(iv) In principle, the Company will reply to you in writing (by mailing a sealed letter).

3) Document certifying proxy, in cases of requests by an agent:
If a request is made by an agent, please enclose a document certifying proxy with the form, and a document identifying the agent. Legal domicile information included in each document shall be only to the level of prefecture, and any subordinate information should be blacked out, or otherwise redacted. Please send documents that do not contain any personal numbers, or have all personal numbers blacked out.

(i) Document to prove proxy
[In cases of an agent authorized by an individual to make a Request for Disclosure, etc.]
The individual’s letter of proxy (original)

[In cases of a legal representative of a minor] A copy of any one of the following:
A copy of the Family Register
A resident’s card (specifying the relationship between the individual and the representative)
Other public documents with which the existence of power of legal representation can be confirmed

[In cases of a legal representative of an adult ward] A copy of any one of the following:
A certificate of registered matters in relation to registration of guardian
Other public documents with which the existence of power of legal representation can be confirmed

(ii) Document to identify the agent:
Driver’s license
Passport
Health insurance card
Resident’s card
Basic resident registry card

4) Fee for request for notification of purposes of use or disclosure:
1,000 yen per request
(Please enclose a postal money order with the request form)

End of Policy